Skip to main content
Tax Confident

Sut i gadw cofnodion i fusnesau bach

 

Os ydych chi’n gweithio i chi’ch hun neu’n rhedeg busnes bach – p’un a ydych chi’n weithiwr llawrydd, crefftwr, dylunydd, rhywun sy’n trin gwallt, neu ymgynghorydd – un o’r pethau symlaf y gallwch chi ei wneud er mwyn cadw ar ben eich pethau yw cadw cofnodion da.

Bydd gwybod yn union faint o arian sy’n mynd a dod yn eich helpu chi i weithio allan yn gywir faint o dreth ac Yswiriant Gwladol sydd arnoch chi. Bydd hyn hefyd yn helpu o ran hawlio unrhyw ‘dreuliau’ yn ôl. Treuliau yw’r arian rydych chi wedi’i wario ar redeg eich busnes. Gwnawn ni drafod hynny yn fanylach yn nes ymlaen.

Sut mae cadw cofnodion?

Yn syml, cofnod yw ffordd o ddangos yr arian sy’n mynd a dod drwy’ch busnes. Mae hyn yn cynnwys anfonebau, derbynebau, cyfriflenni banc, biliau a chadarnhad o ran archebion. Os byddwch chi’n defnyddio’ch cerbyd eich hun ar gyfer y gwaith, mae cadw nodyn o’r milltiroedd rydych chi wedi’u teithio yn cyfri fel cofnod hefyd.

Mae yna sawl ffordd wahanol o gadw cofnodion, felly ewch ati i ddefnyddio system sy’n eich siwtio chi orau fel rhan o’ch arferion. Mae’r rhan fwyaf o berchnogion busnesau bach yn cytuno – unwaith bod ganddyn nhw system syml yn ei lle, mae’r cyfan yn troi’n ail natur.

Gallwch chi gadw cofnodion:

  • ar eich ffôn
  • ar eich cyfrifiadur
  • mewn ap
  • mewn rhaglen feddalwedd
  • mewn llyfr nodiadau

Awgrym defnyddiol: 

Mae’n werth i chi ddod i’r arfer â chadw cofnodion yn ddigidol, fel eich bod chi’n barod ar gyfer Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm – ac i’ch helpu chi i lenwi’ch Ffurflen Dreth. Gallwch chi ddod o hyd i bopeth sydd angen i chi ei wybod ar ein ‘tudalen Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm’ a’n tudalen ‘Hunanasesiad’.

Bydd cofnodion cywir yn hwyluso’r broses o lenwi Ffurflenni Treth

Gallwch chi weld yn union beth rydych chi wedi’i ennill, a beth rydych chi wedi’i wario, pan fo gennych chi gofnodion trefnus. Hefyd, bydd hi’n haws i chi allu gweld pa dreuliau busnes y gallwch chi eu hawlio.

Hefyd, os byddwn ni’n gofyn i chi am ragor o wybodaeth am eich Ffurflen Dreth, neu os gofynnwn i chi ddangos tystiolaeth i ni o unrhyw incwm neu dreuliau, byddwch chi’n gallu teimlo’n hyderus wrth rannu’r cyfan sydd ei angen arnon ni.

Maen nhw hefyd yn eich helpu i redeg eich busnes yn ddidrafferth

Mae cadw cofnodion clir yn gwneud mwy na helpu gyda’ch materion treth yn unig. Gallan nhw eich helpu i redeg eich busnes hefyd. Mae hyn oherwydd eich bod yn gallu gwneud y canlynol:

  • gweld yr hyn rydych chi’n ei ennill a llif yr arian
  • sylwi ar ba fathau o waith – a pha gleientiaid – sy’n talu orau
  • cynllunio ar gyfer cyfnodau prysur a chyfnodau tawel
  • sylwi ar gyfleoedd i ddatblygu
  • gwneud penderfyniadau am eich arian â hyder

Awgrym defnyddiol:

Mae nifer o berchnogion busnesau bach yn sôn bod cadw cofnodion yn eu helpu nhw i deimlo llai o straen wrth feddwl am eu harian a’u treth.

Cadwch gofnod o bob taliad sy’n dod i’r coffrau

Pan fydd un o’ch cwsmeriaid yn anfon taliad i’ch busnes, gwnewch yn siŵr eich bod chi’n cofnodi’r canlynol:

  • y dyddiad
  • enw’r cwsmer neu’r cleient
  • y swm
  • beth oedd y taliad ar ei gyfer
  • sut gwnaethon nhw dalu (arian parod, cerdyn, trosglwyddiad banc neu ar-lein)

Cadwch gopïau o anfonebau, cadarnhad o ran gwerthiannau, crynodebau gan beiriannau cardiau, a chyfriflenni banc. Os ydych chi’n cael archebion drwy system benodol, gallwch chi lawrlwytho’r adroddiadau o’r system honno hefyd.

Cadwch gofnod o bob taliad y byddwch chi’n ei anfon at rywun arall

Mae’n bwysig i chi hefyd gofnodi popeth y byddwch chi’n ei wario ar redeg eich busnes – dyma’r treuliau y gwnaethon ni eu crybwyll gynnau. Mae yna sawl gwahanol fath o gostau busnes y gallwch chi eu hawlio – felly dylech chi gadw pob derbynneb ac anfoneb.

Dyma’r mathau o bethau y mae’n bosibl y byddwch chi’n gwario arian arnyn nhw wrth redeg eich busnes.

Cyflenwadau:

  • offer
  • deunyddiau

Costau rhedeg eich busnes:

  • biliau ynni
  • defnydd o ffonau
  • tanwydd neu gostau teithio eraill
  • meddalwedd
  • yswiriant
  • lletya ar y we (‘website hosting’)
  • marchnata

Cymorth proffesiynol:

  • cyfrifwyr
  • llyfrifwyr
  • ymgynghorwyr cyfreithiol

Nid rhestr gyflawn mo hon. Gallwch chi ddysgu rhagor am beth sy’n cyfri fel treuliau busnes ar GOV.UK.

Os ydych chi’n defnyddio rhywbeth ar gyfer eich busnes ac yn eich bywyd personol hefyd (er enghraifft, ffôn symudol fydd hyn i’r rhan fwyaf o berchnogion busnesau bach), dim ond cadw cofnod o’r defnydd busnes sydd angen i chi ei wneud.

Felly, os byddwch chi’n defnyddio’ch ffôn symudol ar gyfer eich busnes 50% o’r amser, a bod hynny’n costio £30 y mis i chi, dim ond cofnodi £15 y mis bydd angen i chi ei wneud.

Awgrym defnyddiol: 

Dau arfer da i’w dechrau arnyn nhw yw tynnu llun sydyn o dderbynebau yn rheolaidd, a nodi’ch incwm a’ch treuliau bob wythnos.

Bydd angen rhagor o fanylion am y costau teithio

Traul fusnes gyffredin arall yw costau teithio, ac mae’n ymwneud â naill ai faint o filltiroedd rydych chi wedi’u teithio neu faint o danwydd a ddefnyddiwyd gennych, costau trenau, bysiau neu dacsis, parcio a thollau.

Os yw teithio’n rhan o’ch gwaith, mae’n bwysig i chi gadw cofnod o ble aethoch chi, y dyddiad, pam gwnaethoch chi deithio, ac – os ydych chi’n defnyddio eich cerbyd eich hun – faint o filltiroedd a wnaethoch chi deithio. Gallwch chi ddysgu rhagor am beth i’w gofnodi a sut i hawlio treuliau teithio ar GOV.UK.

Bydd cadw cofnodion mor fanwl â hyn yn hwyluso’r broses o hawlio, ac yn cadw popeth yn glir.

Gall meddalwedd neu apiau hwyluso pethau i chi hefyd

Mae nifer o berchnogion busnesau bach yn cytuno y gall apiau a meddalwedd eich helpu i gadw cofnodion, oherwydd bod modd iddyn nhw wneud y canlynol:

  • tynnu lluniau o dderbynebau a’u cadw nhw’n ddiogel
  • dangos beth rydych chi’n ei ennill a’i wario
  • cysylltu â’ch cyfrif banc
  • helpu i greu anfonebau
  • cadw popeth mewn un lle
  • creu crynodebau syml o’ch sefyllfa ariannol
  • arbed amser

Awgrym defnyddiol: 

Mae’n werth ystyried meddalwedd sy’n gweithio gyda’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm. Gallwch chi ddod o hyd i restr o’r rhain ar GOV.UK.

Cadw’ch cofnodion

Y dyddiad cau ar gyfer pob Ffurflen Dreth yw 31 Ionawr, neu cyn y dyddiad hwn, yn dilyn diwedd y flwyddyn dreth.

Felly, ar gyfer eich Ffurflen Dreth sy’n ymwneud â’r flwyddyn dreth 6 Ebrill 2025 i 5 Ebrill 2026, bydd angen i chi ei chyflwyno hi ar 31 Ionawr 2027 neu cyn y dyddiad hwn.

Wedyn, bydd angen i chi gadw’r holl gofnodion ar gyfer y Ffurflen Dreth honno am o leiaf 5 mlynedd. Mae hyn yn golygu y dylech chi gadw’ch holl gofnodion ar gyfer blwyddyn dreth 2025 i 2026 tan o leiaf 31 Ionawr 2032.

Bydd hyn yn rhoi amser i chi edrych yn ôl ar eich cofnodion, pe bai angen i chi wneud hynny. Bydd hi hefyd yn haws i chi ateb unrhyw gwestiynau, pe bai angen i ni wirio unrhyw beth gyda chi.

Peth pwysig i’w gofio: 

Pa ffordd bynnag y byddwch chi’n cadw’ch cofnodion, bydd angen i chi eu cadw nhw am o leiaf 5 mlynedd ar ôl dyddiad cau eich Ffurflen Dreth.

Arferion bach – gwahaniaeth mawr

Cadw cofnodion bob yn dipyn, ac yn rheolaidd, yw’r peth allweddol fan hyn:

  • cadwch bopeth mewn un lle
  • diweddarwch eich cofnodion bob wythnos neu bob mis
  • tynnwch luniau o dderbynebau cyn gynted â’ch bod chi’n eu cael nhw
  • gwiriwch eich cofnodion yn erbyn eich cyfriflenni banc, i wneud yn siŵr nad ydych chi wedi methu rhywbeth

Drwy ddechrau’r arferion hyn nawr, byddwch chi’n symleiddio’r dasg o reoli eich materion treth cryn dipyn, ac yn eich helpu i redeg eich busnes â hyder. Gallwch chi ddod o hyd i ragor o arweiniad ar ba gofnodion i’w cadw a sut i’w trefnu nhw os ydych chi’n hunangyflogedig ar GOV.UK.

In this section